Sistema interno de información

¿Quién puede utilizar este sistema?

El Sistema Interno de Información puede ser utilizado por las personas que hayan obtenido información sobre posibles infracciones en un contexto laboral o profesional relacionado con MOVIA PROPERTIES, S.L.U.

Entre otras, pueden encontrarse en esta situación:

• trabajadores y antiguos trabajadores;
• profesionales autónomos;
• accionistas, partícipes y personas pertenecientes a los órganos de administración, dirección o supervisión;
• contratistas;
• subcontratistas;
• proveedores;
• personas que trabajen para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas o proveedores;
• personas cuya relación laboral o profesional todavía no haya comenzado cuando la información sobre la infracción haya sido obtenida durante un proceso de selección, negociación precontractual u otra relación profesional previa.

La protección prevista legalmente dependerá del cumplimiento de las condiciones establecidas en la normativa aplicable.

¿Qué se puede comunicar?

A través de este Sistema pueden comunicarse acciones u omisiones que puedan constituir infracciones comprendidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como aquellas informaciones que deban canalizarse internamente conforme a la normativa sectorial aplicable a MOVIA PROPERTIES, S.L.U.

Esto comprende, cuando concurran los requisitos establecidos legalmente, determinadas infracciones del Derecho de la Unión Europea y acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

En el caso de MOVIA PROPERTIES, S.L.U., el Sistema comprende asimismo la comunicación interna de posibles incumplimientos relacionados con las obligaciones de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo que resulten aplicables a la actividad de intermediación inmobiliaria.

No es necesario que la persona informante disponga de pruebas concluyentes en el momento de realizar la comunicación. No obstante, para quedar amparada por el régimen de protección de la Ley 2/2023 deberá tener motivos razonables para pensar que la información comunicada es veraz en el momento de la comunicación y que dicha información entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley.

¿Para qué no debe utilizarse?

El Sistema Interno de Información no constituye un canal general de atención al cliente ni un canal comercial.

No debe utilizarse para:

• solicitar una valoración inmobiliaria;
• realizar consultas sobre la venta, compra o alquiler de un inmueble;
• solicitar información comercial;
• concertar visitas;
• realizar consultas ordinarias sobre los servicios de MöVIA Properties;
• comunicar incidencias comerciales habituales;
• ejercer con carácter general derechos en materia de protección de datos;
• realizar comunicaciones que no guarden relación con posibles infracciones comprendidas en el ámbito del Sistema.

Para estas cuestiones deberán utilizarse los canales ordinarios de contacto de MöVIA Properties.

La presentación de una comunicación a través de este Sistema no determina por sí sola que los hechos comunicados estén comprendidos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 ni que resulte aplicable su régimen de protección. La comunicación será analizada conforme a la normativa aplicable y al procedimiento interno aprobado por MOVIA PROPERTIES, S.L.U.

Cómo realizar una comunicación

MOVIA PROPERTIES, S.L.U. permite realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, así como solicitar una reunión presencial.

La persona informante podrá utilizar la modalidad que considere más adecuada.

1. Correo electrónico

Las comunicaciones escritas pueden remitirse a:

contacto@moviaproperties.es

Para facilitar su identificación y tratamiento confidencial se recomienda indicar en el asunto:

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN – CONFIDENCIAL

La cuenta se encuentra sometida a medidas de acceso restringido. Las comunicaciones correspondientes al Sistema recibidas a través de esta vía serán separadas de las comunicaciones comerciales ordinarias y tratadas confidencialmente.

2. Correo postal

Las comunicaciones escritas pueden remitirse a:

MOVIA PROPERTIES, S.L.U.
Sistema Interno de Información
Calle Núñez de Balboa 120, puerta derecha
28006 Madrid

Se recomienda indicar en el exterior del sobre:

CONFIDENCIAL – SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

No es necesario indicar los datos personales del remitente.

Comunicación anónima

La persona informante puede realizar una comunicación postal sin indicar su nombre, dirección, teléfono, correo electrónico ni ningún otro dato que permita identificarla.

En ese supuesto, la comunicación será recibida y tramitada como anónima.

Si desea preservar su identidad pero mantener la posibilidad de recibir comunicaciones durante la tramitación, podrá facilitar voluntariamente un medio de contacto que considere seguro.

Si la comunicación anónima no incluye ningún medio de contacto, MOVIA PROPERTIES, S.L.U. podrá analizarla, investigarla y tramitarla, pero no será posible enviar un acuse de recibo, solicitar aclaraciones directamente al informante ni comunicarle el resultado de las actuaciones.

3. Comunicación telefónica

También puede realizarse una comunicación verbal llamando al:

+34 682 016 739

La persona deberá indicar al inicio de la llamada que desea formular una comunicación correspondiente al Sistema Interno de Información.

Las llamadas ordinarias de MOVIA PROPERTIES, S.L.U. no se graban automáticamente.

Cuando una persona manifieste que desea formular una comunicación verbal dentro del Sistema, se le informará de la forma en que será documentada y del tratamiento confidencial de la información.

Con el consentimiento de la persona informante, la comunicación verbal podrá documentarse mediante:

• una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o
• una transcripción completa y exacta de la conversación.

Cuando se utilice una transcripción, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobarla, rectificarla y aceptarla mediante su firma.

4. Reunión presencial

La persona informante puede solicitar una reunión presencial para formular verbalmente su comunicación.

La reunión podrá solicitarse mediante correo electrónico o teléfono y será facilitada dentro de un plazo máximo de siete días desde la solicitud.

La reunión se celebrará en un entorno privado y adecuado que permita preservar la confidencialidad y evitar el acceso o escucha de terceros no autorizados.

La reunión no tendrá necesariamente lugar en el domicilio social de MOVIA PROPERTIES, S.L.U., que no dispone de atención ordinaria al público.

La comunicación realizada durante la reunión será documentada, previo consentimiento de la persona informante, mediante alguno de los mecanismos legalmente previstos para las comunicaciones verbales.

Confidencialidad

Las comunicaciones recibidas y las actuaciones realizadas dentro del Sistema Interno de Información serán tratadas bajo estrictos criterios de confidencialidad y acceso restringido.

La confidencialidad comprende, en los términos previstos legalmente:

• la identidad de la persona informante, cuando sea conocida;
• la identidad de las personas afectadas;
• la identidad de terceros mencionados en la comunicación;
• los hechos comunicados;
• la documentación aportada;
• las actuaciones realizadas durante la investigación.

La identidad del informante no será comunicada a las personas afectadas por los hechos ni a terceros no autorizados.

Cuando una comunicación sea recibida por una vía o por una persona que no sea responsable de su tratamiento, deberá ser remitida inmediatamente al Responsable del Sistema preservando su confidencialidad.

La identidad de la persona informante únicamente podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en los supuestos previstos legalmente.

Comunicaciones anónimas

MOVIA PROPERTIES, S.L.U. admite y tramita comunicaciones anónimas.

Dentro de la infraestructura actualmente habilitada por la Sociedad, la vía específicamente prevista para formular una comunicación sin necesidad de facilitar datos identificativos es el correo postal sin remitente.

La ausencia de identificación no impedirá el análisis ni, cuando proceda, la investigación de los hechos comunicados.

Cada comunicación recibida será identificada mediante un código interno de expediente, evitando incorporar datos identificativos innecesarios.

Protección frente a represalias

Quedan expresamente prohibidos los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, contra las personas que presenten una comunicación y cumplan las condiciones de protección establecidas legalmente.

La protección se aplicará en los términos y con el alcance previstos en la Ley 2/2023.

Pueden constituir represalias, cuando exista relación con la comunicación realizada y concurran los requisitos legales, determinadas actuaciones perjudiciales de carácter laboral, profesional, contractual, económico o reputacional.

La protección podrá alcanzar asimismo, en los supuestos previstos legalmente, a determinadas personas relacionadas con el informante y a las personas físicas o jurídicas contempladas por la Ley.

Derechos de las personas afectadas

El Sistema protege igualmente los derechos de las personas a las que se atribuyan los hechos comunicados.

Durante la tramitación se respetarán, en los términos legalmente procedentes:

• el derecho a ser informadas de las acciones u omisiones que se les atribuyen;
• el derecho a ser oídas;
• el derecho a formular alegaciones;
• el derecho a aportar documentación;
• el derecho de defensa;
• la confidencialidad de su identidad;
• la presunción de inocencia;
• el derecho al honor.

La información a la persona afectada se facilitará en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

En ningún caso se comunicará a la persona afectada la identidad del informante cuando dicha revelación no resulte legalmente procedente.

Cómo se tramita una comunicación

Las comunicaciones serán gestionadas conforme al Procedimiento de Gestión de Informaciones aprobado por MOVIA PROPERTIES, S.L.U.

1. Recepción y registro

Una vez recibida la comunicación, se procederá a su registro dentro del Sistema y se le asignará un código interno de expediente.

2. Acuse de recibo

Cuando se haya facilitado un medio de contacto y ello no pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, se remitirá un acuse de recibo dentro del plazo máximo de siete días naturales siguientes a su recepción.

En las comunicaciones anónimas sin medio de contacto no será posible remitir dicho acuse.

3. Análisis preliminar

Se analizará la información recibida para determinar su ámbito, consistencia inicial y procedencia de su admisión a trámite.

La comunicación podrá ser admitida, inadmitida cuando corresponda conforme a la normativa y al procedimiento interno o, cuando proceda, remitida a la autoridad u órgano competente.

4. Investigación

Cuando la comunicación sea admitida, se practicarán las actuaciones que resulten necesarias y proporcionadas para esclarecer los hechos.

Estas actuaciones podrán comprender, entre otras:

• análisis de documentación;
• solicitud de información adicional a la persona informante;
• comprobaciones internas;
• obtención y revisión de documentación;
• audiencia de las personas relacionadas con los hechos;
• otras actuaciones proporcionadas necesarias para esclarecer la información recibida.

Durante la tramitación podrá mantenerse comunicación con la persona informante y solicitarse información adicional cuando resulte necesario y exista un medio de contacto disponible.

5. Conclusión y cierre

Finalizadas las actuaciones, se documentarán las conclusiones alcanzadas y se adoptarán, cuando proceda, las medidas correspondientes.

Según las circunstancias, el expediente podrá finalizar mediante:

• archivo;
• adopción de medidas internas;
• corrección o mejora de procedimientos;
• adopción de otras medidas que resulten procedentes;
• remisión a la autoridad competente;
• traslado al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito;
• remisión a la Fiscalía Europea cuando los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea y corresponda su competencia.

Plazos de tramitación

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación será, con carácter general, de tres meses desde la recepción de la comunicación.

Si no se hubiera remitido acuse de recibo a la persona informante, el plazo se computará desde el vencimiento del plazo de siete días posterior a la comunicación.

En casos de especial complejidad que requieran una ampliación, el plazo podrá extenderse por un periodo adicional máximo de otros tres meses.

Estos plazos se aplicarán sin perjuicio de las actuaciones o remisiones que deban efectuarse inmediatamente cuando la naturaleza de los hechos así lo exija.

Responsable del Sistema

MOVIA PROPERTIES, S.L.U. ha designado formalmente un Responsable del Sistema Interno de Información, encargado de su gestión conforme a la normativa aplicable y al procedimiento interno aprobado por la Sociedad.

El Responsable del Sistema ejerce sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de funciones que pudiera desempeñar, sin recibir instrucciones en relación con el ejercicio de sus funciones como Responsable del Sistema y disponiendo de los medios necesarios para llevarlas a cabo.

Conflictos de interés

Si una comunicación afectara directamente al Responsable del Sistema o concurrieran circunstancias que pudieran comprometer objetivamente su imparcialidad, este deberá abstenerse de intervenir en la gestión del expediente.

En ese supuesto, MOVIA PROPERTIES, S.L.U. designará para el caso concreto a un profesional independiente externo, que asumirá la gestión del expediente afectado con las correspondientes obligaciones de independencia, confidencialidad, seguridad y protección de la información.

Informaciones falsas

La protección prevista legalmente no ampara las comunicaciones de informaciones que la persona informante conozca que son falsas ni aquellas realizadas mediante una tergiversación deliberada de los hechos.

La mera circunstancia de que una investigación no permita confirmar los hechos comunicados no significa que la información haya sido deliberadamente falsa.

La protección de la Ley 2/2023 se vincula, entre otros requisitos, a que la persona informante tuviera motivos razonables para pensar que la información era veraz en el momento de efectuar la comunicación y que se encontraba comprendida dentro del ámbito de aplicación de la Ley.

Protección de datos personales

Los datos personales tratados a través del Sistema Interno de Información serán utilizados para recibir, registrar, analizar, investigar y resolver las comunicaciones y para cumplir las obligaciones legales aplicables.

Responsable del tratamiento: MOVIA PROPERTIES, S.L.U.
CIF/NIF: B88824347
Domicilio social: Calle Núñez de Balboa 120, puerta derecha, 28006 Madrid
Correo electrónico: contacto@moviaproperties.es

La base jurídica del tratamiento es, con carácter principal, el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables a MOVIA PROPERTIES, S.L.U. en relación con el Sistema Interno de Información.

Los datos serán tratados de forma confidencial y el acceso quedará limitado a las personas autorizadas conforme a la normativa aplicable.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica. Si se recopilaran accidentalmente datos que no resulten necesarios, se procederá a su supresión cuando corresponda.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas se conservarán durante los periodos que resulten necesarios y legalmente permitidos, aplicándose las reglas específicas establecidas para el Sistema Interno de Información y su Libro-Registro.

Las personas interesadas podrán ejercer los derechos que les reconozca la normativa de protección de datos, teniendo en cuenta las particularidades y limitaciones establecidas legalmente para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y la efectividad de las investigaciones.

La persona a la que se refieran los hechos relatados no será informada de la identidad del informante mediante el ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos.

Libro-Registro confidencial

MOVIA PROPERTIES, S.L.U. dispone de un Libro-Registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar.

El Libro-Registro no es público y su acceso se encuentra restringido.

El acceso total o parcial a su contenido por la autoridad judicial se producirá en los términos establecidos legalmente.

Los datos personales contenidos en el Libro-Registro se conservarán durante el periodo necesario y, en todo caso, dentro de los límites temporales establecidos por la normativa aplicable.

Canal interno y canales externos

El Sistema Interno de Información de MOVIA PROPERTIES, S.L.U. constituye el cauce interno habilitado por la Sociedad para recibir y gestionar las comunicaciones comprendidas dentro de su ámbito.

El canal interno es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones cuando la infracción pueda tratarse de manera efectiva dentro de la organización y la persona informante considere que no existe riesgo de represalia.

No obstante, no es obligatorio utilizar previamente el canal interno para poder acudir a un canal externo cuando la persona informante decida utilizar directamente alguno de los mecanismos externos legalmente habilitados.

Canales externos de información

La persona informante puede comunicar los hechos ante las autoridades competentes a través de sus correspondientes canales externos, de acuerdo con las reglas materiales y territoriales de competencia aplicables.

Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.

La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) dispone de un Sistema de Información – Canal Externo para la recepción y tramitación de las comunicaciones comprendidas dentro de su ámbito de competencia.

La persona informante puede acudir directamente a este canal externo sin necesidad de haber utilizado previamente el Sistema Interno de Información de MOVIA PROPERTIES, S.L.U.

Acceder al Canal Externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante

Comunidad de Madrid

Cuando, conforme a las reglas de competencia establecidas legalmente, corresponda a la autoridad autonómica madrileña, podrá utilizarse el Canal Externo del Informante de la Comunidad de Madrid, gestionado por el órgano competente.

Acceder al Canal Externo del Informante de la Comunidad de Madrid

Remisión a las autoridades competentes

Cuando durante la tramitación de una comunicación existan indicios de que los hechos pudieran ser constitutivos de delito, la información será remitida al Ministerio Fiscal con carácter inmediato.

Cuando los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea y resulte competente, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Asimismo, podrán realizarse las comunicaciones o remisiones exigidas legalmente a otras autoridades administrativas, judiciales o supervisoras competentes.

Seguridad y custodia de la información

MOVIA PROPERTIES, S.L.U. ha establecido medidas técnicas y organizativas destinadas a preservar la seguridad, integridad y confidencialidad de la documentación del Sistema Interno de Información.

Entre las medidas implantadas se encuentran:

• almacenamiento de la documentación del Sistema separado de la documentación comercial ordinaria;
• acceso restringido;
• protección del repositorio digital;
• expedientes individualizados;
• utilización de códigos internos de identificación;
• custodia restringida de originales en soporte físico;
• limitación de copias y reenvíos innecesarios;
• medidas específicas de seguridad en la cuenta de correo electrónico utilizada para la recepción de comunicaciones;
• separación de los expedientes del Sistema respecto del CRM y de los sistemas utilizados para leads, clientes e inmuebles.

Principios esenciales del Sistema

La gestión del Sistema Interno de Información de MOVIA PROPERTIES, S.L.U. se rige por los siguientes principios:

Confidencialidad
Protección de la identidad de las personas y de la información tratada.

Seguridad
Aplicación de medidas destinadas a evitar accesos, usos o divulgaciones no autorizados.

Independencia y autonomía
Gestión del Sistema sin interferencias indebidas.

Objetividad e imparcialidad
Análisis de las comunicaciones y de los hechos sin prejuzgar el resultado de las actuaciones.

Protección frente a represalias
Aplicación de las garantías previstas legalmente cuando concurran sus requisitos.

Protección de las personas afectadas
Respeto de la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la confidencialidad y el honor.

Minimización de datos
Tratamiento únicamente de los datos personales necesarios y pertinentes.

Proporcionalidad
Adecuación de las actuaciones de investigación a la naturaleza y circunstancias de los hechos.

Trazabilidad
Documentación de las principales actuaciones realizadas durante la tramitación de cada expediente.

Antes de realizar una comunicación

Para facilitar el análisis de los hechos, se recomienda:

• describir lo ocurrido de la forma más clara y concreta posible;
• indicar las fechas o periodos aproximados, si se conocen;
• identificar a las personas, entidades o áreas relacionadas únicamente cuando resulte relevante;
• aportar la documentación o información disponible que pueda resultar útil;
• explicar cómo se tuvo conocimiento de los hechos cuando resulte relevante;
• evitar facilitar datos personales que no sean necesarios;
• indicar un medio seguro de contacto si se desea mantener comunicación durante la tramitación.

Realizar una comunicación

Puede utilizar cualquiera de las siguientes vías habilitadas por MOVIA PROPERTIES, S.L.U.:

Información legal

El Sistema Interno de Información de MOVIA PROPERTIES, S.L.U. se gestiona de conformidad con la normativa que resulte aplicable y, en particular, con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como con la normativa sectorial aplicable a la Sociedad en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.