Sistema interno de información

1. Objeto

La presente página tiene por finalidad informar sobre la existencia y funcionamiento del Sistema interno de información de MOVIA PROPERTIES S.L.U., así como sobre el canal habilitado para comunicar, de forma confidencial y segura, hechos o conductas que pudieran resultar contrarios a la legalidad, a la normativa interna o a los principios de actuación de la entidad.

Este sistema se implanta con una finalidad de cumplimiento, integridad y control interno, y se inspira en los principios establecidos en la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

2. Finalidad del sistema

El Sistema interno de información tiene por objeto facilitar un cauce adecuado para comunicar, de buena fe, informaciones relativas a posibles infracciones normativas, incumplimientos internos o conductas irregulares que puedan afectar a MOVIA PROPERTIES S.L.U., a su actividad o a las personas vinculadas con ella.

En particular, podrá utilizarse para comunicar hechos que, de forma orientativa, pudieran estar relacionados con:

• posibles infracciones legales o regulatorias;
• incumplimientos en materia de prevención del blanqueo de capitales;
• irregularidades contables, documentales o contractuales;
• conflictos de interés no declarados;
• uso indebido de información, documentación o recursos de la entidad;
• conductas contrarias a la normativa de protección de datos;
• actuaciones contrarias a la buena fe o a los deberes de integridad profesional.

La Ley 2/2023 cubre informaciones sobre infracciones del Derecho de la Unión y, en el ámbito interno, acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. Entre las materias del ámbito europeo protegido se incluye expresamente la prevención del blanqueo de capitales. 

3. Quién puede utilizar este canal

Podrán utilizar este canal, de forma orientativa y en la medida en que tengan relación con la actividad de la entidad:

• personas trabajadoras;
• colaboradores;
• profesionales externos vinculados a la actividad;
• clientes;
• proveedores;
• personas que hayan mantenido una relación profesional o precontractual con la entidad;
• cualesquiera otras personas que dispongan de información relevante sobre hechos comprendidos en el ámbito del sistema.

4. Qué comunicaciones pueden presentarse

Este canal podrá utilizarse para comunicar informaciones fundadas sobre hechos o conductas que puedan suponer un incumplimiento normativo o una irregularidad relevante.

La comunicación deberá realizarse de buena fe y con una exposición lo más clara y concreta posible de los hechos.

Siempre que sea posible, se recomienda incluir:

• descripción de los hechos;
• fecha o periodo aproximado;
• personas o áreas afectadas;
• documentación o indicios disponibles, en su caso.

5. Qué no debe enviarse por este canal

Este canal no debe utilizarse para:

• consultas comerciales;
• reclamaciones ordinarias de clientes sobre servicios no relacionadas con posibles infracciones;
• incidencias técnicas de la web;
• envío de publicidad, spam o comunicaciones ajenas a la finalidad del sistema;
• denuncias falsas, manifiestamente infundadas o realizadas de mala fe.

Las consultas comerciales, solicitudes de contacto o reclamaciones ordinarias deberán canalizarse por las vías generales de contacto de la entidad.

6. Carácter confidencial del sistema

MOVIA PROPERTIES S.L.U. se compromete a preservar la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen durante su gestión, dentro de los límites y condiciones establecidos por la normativa aplicable.

La Ley 2/2023 exige que el sistema reúna garantías de confidencialidad y un funcionamiento diligente y seguro. 

7. Comunicaciones anónimas

El sistema podrá admitir comunicaciones anónimas.

La Ley 2/2023 permite expresamente la presentación y tramitación de comunicaciones anónimas en el marco del Sistema interno de información. 

No obstante, cuando la persona informante facilite voluntariamente datos identificativos, estos serán tratados con la debida reserva y confidencialidad.

8. Protección de la persona informante y prohibición de represalias

MOVIA PROPERTIES S.L.U. no tolerará represalias contra quienes formulen comunicaciones de buena fe a través del Sistema interno de información.

La protección de la persona informante se aplicará en los términos y con el alcance previstos en la normativa vigente, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan derivarse de comunicaciones falsas o realizadas con mala fe, abuso de derecho o manifiesto desprecio a la verdad.

La Ley 2/2023 se articula precisamente como una norma de protección frente a represalias para personas informantes en su ámbito de aplicación. 

9. Gestión del sistema

Con carácter inicial, la gestión del Sistema interno de información será asumida internamente por MOVIA PROPERTIES S.L.U.

La entidad podrá, en su caso, externalizar total o parcialmente la gestión del sistema o apoyarse en asesoramiento externo especializado, conforme a la normativa aplicable y a su estructura organizativa.

La Ley 2/2023 prevé la existencia de una persona Responsable del Sistema y contempla fórmulas de gestión externa o compartida en determinados supuestos. 

10. Canal habilitado

Sin perjuicio de que en el futuro pueda implantarse una solución técnica específica o un proveedor externo, MOVIA PROPERTIES S.L.U. podrá canalizar inicialmente estas comunicaciones a través del siguiente medio:

Correo electrónico: contacto@moviaproperties.es

La implantación técnica concreta del canal podrá evolucionar para reforzar la seguridad, trazabilidad, separación funcional y garantías del sistema.

11. Procedimiento de tramitación

Las comunicaciones recibidas serán objeto de revisión inicial para determinar si entran dentro del ámbito del sistema.

Cuando proceda, se realizarán las actuaciones razonables de análisis, comprobación y seguimiento que correspondan, respetando en todo caso los principios de confidencialidad, presunción de inocencia, proporcionalidad y protección de datos.

La tramitación concreta del procedimiento podrá adaptarse y desarrollarse internamente conforme a la estructura y necesidades de MOVIA PROPERTIES S.L.U., así como a la normativa aplicable en cada momento.

La Ley 2/2023 exige que el sistema cuente con un procedimiento de gestión y tramitación de las informaciones recibidas. 

12. Protección de datos personales

Los datos personales tratados en el marco del Sistema interno de información serán tratados de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales y con las garantías específicas aplicables a este tipo de sistemas.

Solo accederán a la información las personas autorizadas y en la medida necesaria para la correcta gestión de la comunicación.

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para la tramitación, investigación, eventual adopción de medidas y cumplimiento de obligaciones legales.

13. Relación con otros canales

Este sistema no sustituye:

• los canales generales de contacto de la entidad;
• los cauces judiciales o administrativos que puedan corresponder;
• ni, en su caso, los canales externos previstos legalmente.

Cuando la normativa resulte aplicable, las personas informantes podrán acudir también a los canales externos habilitados por las autoridades competentes.

La Ley 2/2023 contempla tanto el sistema interno como canales externos de información. 

14. Alcance y actualización

La presente página tiene carácter informativo y podrá actualizarse para adaptarla a cambios normativos, a la evolución organizativa de MOVIA PROPERTIES S.L.U. o a la implantación técnica efectiva del sistema.

La existencia de esta página no implica por sí sola una declaración cerrada sobre el régimen jurídico definitivo de obligatoriedad del sistema para la entidad en todos sus extremos. Ese encaje deberá verificarse conforme a la operativa real, la estructura de personal y las obligaciones efectivamente aplicables en cada momento.

15. Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con el Sistema interno de información, puede utilizarse el canal indicado en esta página o los medios generales de contacto de la entidad:

Correo electrónico: 

contacto@moviaproperties.es

Teléfono: 682 016 739